Mailen met een gedeeld account

In veel bedrijven speelt het. Er zijn e-mailadressen die door meedere mensen gebruikt moeten kunnen worden, maar het is altijd lastig om te regelen dat alle verzonden berichten en reacties op de goeie plek terecht komen.

IceWarp heeft ‘Groepen’. Een groep is een account, maar dan met leden. Je kunt dus niet als die gebruiker inloggen. Maar je kunt wel leden toevoegen en verwijderen!

We gaan Jan Klaasen in een nieuwe groep ‘administratie’ stoppen, en vervolgens zorgen dat Jan ook met dat adres kan mailen en dat de berichten op de goeie plek terecht komen!

Stap 1: Groep toevoegen

We klikken op de plus links bovenin de webadmin, en vullen de groepnaam ‘administratie’ aan, met dezelfde alias. Klik op ‘Save’.

Stap 2: Configureer de groep

We willen dat meerdere mensen met deze groep gaan werken. Dus we willen ‘Group sharing’ aanzetten. Vervolgens geven we de aangemaakt public folder de naam ‘Administratie’.
Omdat we niet willen dat iedereen in zijn eigen mailbox de mail krijgt, stellen we de ‘Group email delivery’ in op ‘Deliver mail to shared folder’. Wellicht wil je ook ‘Teamchat’ nog aanzetten, wij doen dat nu niet. Klik op ‘Save’! Als het goed is zie je nu het volgende scherm:

Stap 3: Leden toevoegen

Klik links op ‘Members’ en vervolgens rechts bovenin op ‘Add Members’. Selecteer de gebruikers die je toe wilt voegen en klik op ‘Add user’. Je kunt hier ook gebruikers in andere domeinen op dezelfde server kiezen door op het pijltje linksbovenin te klikken!
Bij alle leden verschijnt nu in de webclient een dikgedrukte hoofdmap ‘Administratie’. Bij de agenda, de contacten, bestanden, taken, notities! En zodra de eerste mail binnen is gekomen ook bij de e-mail.

Stap 4: Voeg de alias toe

Als er nu mail binnenkomt voor administratie@icewarpdemo.nl kunnen alle leden die mail lezen en beantwoorden. Maar, als ze die beantwoorden zal de reactie standaard komen van het eigen account.
Iedere gebruiker moet administratie@icewarpdemo.nl dus toevoegen als alias. Klik op je Avatar rechtsbovenin je scherm en ga naar ‘Options’, ‘Email’ en ‘Aliases’. Klik op ‘Add new alias’ en voer de naam in die je wilt gebruiken, en het e-mailadres van je groep.

IceWarp verzend nu een bevestigingsbericht naar het e-mailadres dat je hebt opgegeven. Op deze manier wordt geverifieerd dat jij het e-mailadres mag gebruiken. Door het klikken op de link (waarbij je misschien ook nog opnieuw moet inloggen) wordt de alias actief gemaakt in de Webclient.

Stap 5: Configureer de alias

Maak de mappen die je nodig hebt aan onder ‘Administratie’ en ga nogmaals via je Avatar naar ‘Options’, ‘Email’ en ‘Aliases’ en selecteer de alias die je net toegevoegd hebt. Nu kun je kiezen waar de berichten die je stuurt moeten worden opgeslagen!

Share and Enjoy !

0Shares
0 0 0